Nuovo assunto, senza passaggio strutturato
Stipendio pieno da subito, anche nei mesi in cui non è ancora operativo. Senza un passaggio strutturato servono in media da 8 a 12 mesi per arrivare alla piena produttività, ricostruendo tutto da zero.
Responsabile Amministrativo e Contabile Esterno · Bolzano
Quando chi segue l'amministrazione se ne va, la conoscenza deve restare in azienda.
Sono Leandro CapassoResponsabile Amministrativo EsternoEntro in azienda, faccio in modo che nulla si fermi e lascio un manuale operativo scritto.
- 9 anni di amministrazione gestita in prima persona
- Responsabile amministrativo in un'azienda da oltre 30 milioni di fatturato
- Con il mio metodo, chi ha preso il mio posto era operativo dopo una sola settimana
- Riservatezza, anche con accordo NDA. Risposta entro 24 ore
Quando serve
La tua amministrazione dipende da una persona sola?
Caso 1
Chi la segue se ne va
Arriva la PEC il lunedì, preavviso di 45 giorni. Lei sa dove sono le password dei portali, perché quel cliente va fatturato diversamente, quale fornitore risponde solo al telefono. Nessuno lo ha mai scritto.
- Entro subito e affianco chi sta uscendo, finché è ancora in azienda
- Il lavoro quotidiano non si ferma
- Entro la fine del preavviso il manuale è pronto
Caso 2
Il ruolo è già scoperto
Un infortunio di tre mesi, o dimissioni senza preavviso. Da domani il ruolo è vuoto e le scadenze non aspettano: fatture, F24, pagamenti, chiusure.
- Seguo sul vostro gestionale le attività che non possono aspettare
- Intanto metto per iscritto come funziona il reparto
- Chi arriva trova tutto in ordine e il manuale pronto
Caso 3
Nessuno se ne va, ma va strutturata
Tutto passa da una persona: se manca un giorno, nessuno sa come si fa. Oppure il reparto è cresciuto senza che i compiti siano mai stati ridisegnati.
- Affianco chi gestisce oggi l'amministrazione, con uno sguardo esterno
- Metto per iscritto quello che funziona, tolgo quello che non serve
- Ascolto, analizzo e propongo cosa migliorare, con tempi concordati insieme
Per chi
Tre modi in cui arrivo in un'azienda.
Aziende che cercano un contabile
Mentre cercate la persona giusta, le scadenze vanno avanti e quello che sa chi esce viene messo per iscritto. Chi arriva trova un manuale, non un vuoto.
Agenzie di selezione e recruiter
Durante la ricerca il vostro cliente non resta scoperto. Dal manuale emerge con precisione cosa deve saper fare la persona da cercare, e il candidato scelto parte su un reparto già documentato.
Commercialisti
Quando un cliente perde chi segue l'amministrazione, i documenti smettono di arrivare. Divento il vostro interlocutore: dati ordinati, scadenze rispettate, niente rincorse. Non sostituisco il commercialista, lavoro con lui.
Tutto questo ha un nome
Continuità amministrativa.
Le scadenze si rispettano sempre, anche durante il passaggio. In parallelo si salva quello che dopo non si recupera più: ciò che sa solo chi segue l'amministrazione.
Come lavoro
Non porto avanti il lavoro e basta. Lo metto per iscritto.
In sede e in prima persona, a giorni concordati. Non copro tutte le ore del ruolo: mi concentro su quello che non può aspettare e su quello che non si deve perdere.
1
Ascolto e raccolgo
Raccolgo quello che non sta nel gestionale: dove sono le credenziali dei portali, perché quel cliente si fattura a fine mese, cosa si controlla prima di chiudere l'IVA, quale file si apre per primo il giorno della chiusura.
2
Copro e semplifico
Seguo le scadenze sul vostro gestionale. Se un passaggio esiste solo per abitudine, lo tolgo prima di scriverlo: una volta scritto, diventerebbe permanente.
Cosa c'è dentro il manuale
L'amministrazione della tua azienda
Per ogni attività: come si fa, quando, con quale programma, cosa si controlla.
- Fatture fornitori
- Prima nota
- Pagamenti e scadenzario
- Banche e riconciliazioni
- Fatture clienti
- Incassi e solleciti
- IVA e F24
- Stipendi e agenti
- Chiusure mensili
- Commercialista
Più le credenziali dei portali e le eccezioni che nessuno ha mai scritto. Il manuale si aggiorna scheda per scheda quando cambia una scadenza o un programma.
3
Scrivo e consegno
Scrivo il manuale fuori dall'azienda, senza togliere tempo a chi lavora in ufficio. Resto finché il passaggio non è completato. Il manuale resta in azienda, non nel mio archivio, e l'incarico ha una fine chiara.
Chi sono
Quello che ti serve in amministrazione e contabilità, l'ho già fatto.
Ho seguito l'amministrazione in prima persona per nove anni. In PEGASUS MSP, per sei anni, da Account Manager curavo anche la parte amministrativa. In Gramm S.p.A. sono stato per tre anni Responsabile Amministrativo. In Dasotec ho costruito da zero il back office su un nuovo gestionale.
Da gennaio 2026 porto questa esperienza fuori dalle aziende con LC Soluzioni Aziendali, dove affianco le PMI anche come Process Manager Esterno.
So per esperienza diretta cosa succede quando un ruolo amministrativo cambia persona, e quanto conta che qualcuno metta per iscritto quello che di solito resta solo nella testa di chi se ne va.
Lo faccio con cognizione di causa perché l'ho vissuto in prima persona. In Gramm sono entrato al posto di una persona che era lì da trent'anni: il suo lavoro era impeccabile e l'amministrazione funzionava. Io ci ho applicato il mio metodo: ho raccolto tutto, l'ho messo per iscritto, ottimizzato e reso digitale, automatizzando le attività che si potevano automatizzare e riducendo i tempi. Quando poi sono andato via, chi ha preso il mio posto ha trovato un manuale chiaro: era operativo e produttivo dopo una sola settimana.
PEGASUS MSP S.r.l. - Bolzano
Dal 2016 al 2022 · 6 anni · Account Manager
Gestione commerciale e, in parallelo, amministrativa in ambito IT: offerte, ordini, contratti di assistenza, ticketing e fatturazione su ConnectWise. Qui nasce la base amministrativa, a contatto ogni giorno con decine di PMI altoatesine e i loro processi reali.
Gramm S.p.A. - Bolzano
Dal 2022 al 2025 · 3 anni · Responsabile Amministrativo
Responsabile del reparto amministrativo in un'azienda di produzione e distribuzione alimentare con oltre 30 milioni di euro di fatturato annuo, magazzino, logistica e agenti esterni: importazioni, fatturazione Italia ed estero, adempimenti fiscali, flussi finanziari, provvigioni agenti, digitalizzazione documentale con Arxivar, dashboard Power BI.
Dasotec S.r.l. - Bolzano
2025 · 9 mesi · Responsabile Back Office
Strutturazione del back office e delle procedure amministrative. Configurazione da zero di Odoo 18 e migrazione da Odoo 14, fatturazione elettronica, riconciliazione bancaria automatizzata, gestione HR operativa, policy aziendali.
Il percorso completo è sul mio profilo LinkedIn.
Risultati
Non solo esperienza: numeri misurati
Alcuni risultati ottenuti in amministrazione negli ultimi anni. Il quadro completo è sul mio sito principale.
-50%
Tempo di gestione dei processi contabili, con flussi standardizzati
-25 ore
A settimana nell'approvazione delle fatture fornitori, senza carta né passaggi manuali
-20 giorni
Tempo medio di incasso, con solleciti e avvisi di pagamento automatici
-80%
Carta nei flussi documentali, con la digitalizzazione su Arxivar
Ambiti di intervento
Aree di competenza amministrativa e contabile
Attività gestite in prima persona, ogni mese, per anni. Ho lavorato con gestionali diversi, come Odoo, Mexal, Aliseo AS400 e ConnectWise, e mi rendo operativo in fretta su un sistema nuovo. Apri le aree che ti interessano e verifica se coprono quello che ti serve.
Contabilità generale
- Prima nota, registrazione quotidiana di incassi, pagamenti e movimenti contabili
- Riconciliazione bancaria, anche automatizzata sul gestionale
- Riconciliazione periodica dei conti e verifica dei saldi contabili
- Cespiti, libro cespiti e calcolo degli ammortamenti
Importazioni e dogana
- Gestione ordini a fornitori esteri, su merce sia tecnica che alimentare
- Registrazione bolle doganali in importazione, controllo dazi e IVA in dogana
- Intrastat, presentazione periodica per beni e servizi
- Rapporti con spedizionieri e dogana, verifica documentale delle spedizioni
- Controllo DDT e documenti di trasporto dei fornitori esteri
- Tracciabilità delle partite su merce alimentare, dalla dogana al magazzino
Pagamenti e scadenzario
- Scadenzario fornitori e clienti, pianificazione dei flussi di cassa
- Home banking, bonifici singoli e disposizioni massive
- Caricamento e gestione RIBA, emissione, insoluti e solleciti collegati
- Pagamento degli stipendi, con controllo dei cedolini elaborati dal consulente del lavoro
- Provvigioni agenti, conguagli periodici e versamenti Enasarco
- Solleciti di pagamento automatizzati e recupero crediti, scaduto e insoluti
- F24, predisposizione e versamento di imposte, ritenute e contributi
Fatturazione Italia
- Emissione fatture elettroniche via SDI, cliente per cliente
- Ciclo passivo completo: ricezione, controllo e registrazione delle fatture fornitori
- Note di credito, storni, gestione resi merce
- Fatturazione differita su base DDT, riepiloghi periodici
- Riconciliazione tra fatture, DDT e pagamenti ricevuti
Fatturazione estero
- Fatturazione clienti UE (intracomunitaria), con reverse charge dove previsto
- Fatturazione clienti extra UE (esportazioni), con relativa documentazione doganale
- Registrazione delle fatture estere come da normativa vigente, incluse autofatture e reverse charge sul ciclo passivo
- Modelli Intrastat per acquisti e vendite intracomunitarie
- Verifica partite IVA estere e corretto trattamento fiscale delle operazioni
Scadenze fiscali
- Liquidazione IVA, sia mensile che trimestrale
- Regime IVA per cassa, dove applicato
- Dichiarazione e contributo CONAI
- Certificazione Unica (CU) per professionisti e collaboratori esterni
- Calendario scadenze fiscali aggiornato e rispettato, tutto l'anno
Chiusure e bilancio
- Riconciliazione di tutti i conti a fine periodo, verifica e quadratura dei saldi prima della chiusura
- Verifica e aggiornamento libro cespiti, controllo ammortamenti e corretta classificazione
- Calcolo ratei e risconti attivi e passivi, con imputazione corretta per competenza
- Quadratura partite aperte clienti e fornitori, verifica delle partite in sospeso prima della chiusura
- Preparazione del dossier di chiusura per il commercialista: documenti già ordinati, verificati e completi, pronti alla consegna
- Coordinamento inventario, raccolta e verifica dei dati di magazzino a supporto della chiusura
Rapporti con il commercialista
- Calendario condiviso delle scadenze: cosa serve, a chi, entro quando, tutto pianificato con anticipo
- Checklist documenti per ogni adempimento periodico, aggiornata e verificata prima di ogni invio
- Protocollo di invio e archiviazione: nessun documento spedito senza conferma di ricezione, tutto tracciato
- Interlocutore unico verso il commercialista: non serve che il titolare gestisca le richieste, ci penso io
- Gestione delle richieste integrative durante le verifiche: risposta rapida con documentazione già pronta
Sistemi e digitalizzazione
- Excel e Microsoft 365 a livello professionale
- Intraweb per la presentazione degli Intrastat
- Cassetto fiscale completo, con tutti i servizi dell'Agenzia delle Entrate
- Gestionali: configurazione di Odoo 18 e migrazione da Odoo 14, uso quotidiano di Mexal e Aliseo AS400
- Digitalizzazione documentale con Arxivar
- Dashboard direzionali su Power BI, vendite e marginalità
- Contratti clienti e fornitori, ordini, DDT
- Ticketing e fatturazione IT su ConnectWise
HR e welfare
- Gestione HR operativa, rimborsi spese, ferie, permessi
- Piani di welfare aziendale e gestione dei fringe benefit
- Fringe benefit auto aziendali, calcolo del valore convenzionale e gestione dell'uso promiscuo
- Buoni pasto e ticket restaurant
- Premi di risultato, verifica dei requisiti e delle condizioni di accesso
- Verifica delle agevolazioni fiscali collegate, in coordinamento con consulente del lavoro e commercialista
Il confronto
Non è il lavoro classico di un interim
Il valore non è nelle ore che passo in azienda, ma in quello che resta quando vado via.
Le alternative coprono il buco, ognuna a modo suo. La differenza è cosa rimane in azienda quando il rapporto finisce.
Contabile senior interim classico
Porta avanti il lavoro finché serve, poi se ne va senza lasciare nulla di scritto. Chi arriva dopo deve comunque imparare tutto da capo.
Studio o service in outsourcing
Un team esterno gestisce la contabilità, spesso da remoto. Il lavoro è fatto con competenza, ma la conoscenza resta nello studio e non torna in azienda.
Il mio metodo
Responsabile Amministrativo Esterno
In sede e in prima persona, a giorni concordati. Le attività vanno avanti e intanto quello che sa chi se ne va viene messo per iscritto. Tutto resta in azienda e l'incarico ha una fine chiara.
Fonti sui tempi di inserimento: SHRM (da 4 a 6 mesi con un inserimento strutturato, da 8 a 12 senza) e Cornerstone OnDemand.
Domande frequenti
Quello che mi chiedono prima di iniziare.
Quanto dura l'incarico?
Dipende dal caso e lo decidete voi: fino alla fine del preavviso, fino all'arrivo del sostituto, o finché serve. Quando si tratta di strutturare l'amministrazione, i tempi li definiamo insieme dopo una prima analisi. L'incarico ha sempre una fine chiara.
Sei in azienda a tempo pieno?
No. Sono in sede in prima persona, a giorni concordati, e mi concentro sulle attività che non possono aspettare e su quello che va messo per iscritto. Il manuale lo scrivo fuori dall'azienda, senza togliere tempo a chi lavora in ufficio.
Lavori sul nostro gestionale?
Sì, sempre su quello che usate. Ho lavorato con Odoo, Mexal, Aliseo AS400, ConnectWise e Arxivar, e mi rendo operativo in fretta su un sistema nuovo.
Sostituisci il commercialista?
No. Il commercialista resta il vostro consulente per fisco e bilancio. Io seguo il lavoro amministrativo interno e gli preparo documenti ordinati e completi, nei tempi giusti.
Come funziona il compenso?
Un canone settimanale, oppure un pacchetto a risultato quando la durata è chiara, per esempio fino alla fine di un preavviso. Lo definiamo al primo incontro, senza sorprese.
Come resta riservata la cosa?
Quello che mi racconti resta tra noi, anche per evitare voci in azienda prima del tempo. Se preferisci, firmo un accordo di riservatezza (NDA) prima ancora di iniziare a parlarne.
Contatto
Parliamone, in riservatezza.
Se in azienda sta per cambiare qualcuno dell'amministrazione, il ruolo è già scoperto o vuoi mettere ordine, scrivimi. Ti rispondo entro 24 ore per fissare il primo incontro.
Quello che mi racconti resta riservato, anche per evitare voci in azienda prima del tempo. Se preferisci, firmo un accordo di riservatezza (NDA) prima ancora di iniziare. Nessun impegno.
Il rischio riguarda un'altra persona chiave, fuori dall'amministrazione? Parti dalla Diagnosi LC.